Журнал-ордер и его особенности

Если Вы работаете в программе, то можете получить любую интересующую Вас информацию используя те или иные отчеты. Надо узнать задолженность по любой организации – открыли “Оборотно-сальдовую ведомость по счету”, указали контрагента и пожалуйста. Нужна подробная информация – “Карточка по счету”. Обороты по счету в целом – “Анализ счета” или “Журнал-ордер”. Нет вопросов. Открыли несколько отчетов и скомбинировав их между собой узнали все, что нужно. Однако, все хорошо до тех пор, пока не возникает необходимости делать бумажные копии. Согласно федеральному закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ст. 9 п. 7) “Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.” Т.е. главный бухгалтер имеет право не распечатывать ежемесячно или ежеквартально журналы-ордера. Тем не менее, многие главные бухгалтера и руководители делают это регулярно и, надо отметить, поступают весьма мудро. Компьютер – это, конечно, хорошо и даже прекрасно. Архивные копии – еще лучше, но данный случай, это как раз тот случай, когда лучше иметь и штаны и подтяжки. Именно об этой ситуации (отражение сводных учетных документов на бумажных носителях) и пойдет речь.

Взять, к примеру, журнал-ордер №6 по счету 60 “Расчеты с поставщиками”. Вообще-то говоря журнально-ордерная система регистров бухгалтерского учета входит только в РЕКОМЕНДУЕМЫЕ системы. Значит, бухгалтер не обязан использовать именно ее. И все-таки, эта система отработана десятилетиями, она очень проста, удобна, понятна и легко читаема не только бухгалтерами, но и, что весьма немаловажно, налоговыми органами. В любом случае, при необходимости, бухгалтер обязан представить содержащуюся в нем информацию, пусть даже не в виде стандартного журнала-ордера №6. Разберем, какие нестандартные бухгалтерские отчеты необходимо распечатать, для отражения всей содержащейся в нем информации. Первое: “Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60” в разрезе по поставщикам. В ней видны: начальное сальдо по каждому контрагенту, обороты по дебету и по кредиту и конечное сальдо. Неплохо. Но, данный отчет не показывает что в эти обороты входит – нет аналитики. Аналитику можно посмотреть в “Карточке счета 60”. И тут же возникает вопрос: если распечатать его без указания конкретного контрагента, то получится просто мешанина, найти что-нибудь в которой будет, при необходимости, очень непросто. Выход: печатать карточку счета по каждому поставщику. “На безрыбье…”, как говорится…, хорошо если поставщиков два-три, а если двадцать-тридцать-сорок-пятьдесят? Тогда как? Ну, ладно, повозились – распечатали. Это уже два вида отчетов. Следующий вопрос: каковы обороты счета 60 с другими бухгалтерскими счетами? Печатаем “Анализ счета”. Посмотрели обороты. По всему счету. А ведь в целом и это не выход: если надо будет узнать, сколько денег за период перечислили мы конкретному поставщику? Хорошо, распечатаем “Анализ счета по субконто” по счету 60. Это уже четыре вида отчетов, но узнали сколько оплатили поставщикам, сколько получили товара. За весь период. А директор все не унимается: дай мне, говорит, данные, когда и сколько мы им перечисляли! Что тут будешь делать?! Берем одну из “Карточек счета” (благо распечатаны по каждой организации!) и водя линеечкой по КАЖДОЙ строчке выбираем проводку Дт60 Кт51. Или Дт60 Кт62. Или… Впрочем “или” может быть достаточно много, а выход один: линеечкой по каждой строчке. Можно, конечно, воспользоваться стандартным отчетом “Журнал-ордер” по счету 60. Да только там все в куче: деньги перечислили - сразу видно: колонка счета 51. А кому? Товар получили (колонка счета 41), опять же – от кого?

Вывод: распечатав 4 вида отчетов, бухгалтер так и не получил удобочитаемую форму, в который бы зрительно вся эта информация охватывалась.

Специально для этого случая, мы и переработали стандартный “Журнал-ордер”. Теперь, распечатав только его, можно сразу же увидеть всю интересующую Вас информацию: кто сколько был должен, какие операции были и по каким счетам.

Если нет желания распечатывать аналитику, можно получить бумажную копию без нее: